Política de Privacidad

1. Información General

En Guardiana, nos comprometemos a proteger la privacidad de nuestros usuarios. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información personal de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia) y el Decreto 1377 de 2013.

2. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es Guardiana, con domicilio en Cali, Colombia. Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales, puede contactarnos a través de la plataforma.

3. Datos que Recopilamos

Recopilamos los siguientes tipos de información:

• Datos de identificación: Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono móvil.
• Datos de cuenta: Contraseña (almacenada de forma encriptada), rol dentro de la plataforma.
• Datos laborales: Clínica, área de trabajo, posición en rotaciones de turno, horarios de guardia.
• Datos de Telegram: ID de chat de Telegram (cuando el usuario vincula su cuenta al bot).
• Datos de WhatsApp: Número de teléfono de WhatsApp, mensajes enviados y recibidos a través de la plataforma de WhatsApp Business para la gestión de turnos y comunicación con el asistente de IA.
• Datos de uso: Registros de actividad dentro de la plataforma, solicitudes de cambio de turno, interacciones con el asistente de inteligencia artificial.
• Datos de pago (Guardiana Pro): Procesados directamente por Stripe, Inc. Guardiana no almacena números de tarjeta ni datos financieros sensibles. Solo conservamos el identificador de cliente de Stripe y el estado de la suscripción.
• Datos de agenda personal (Guardiana Pro): Eventos del calendario personal, preferencias de alertas y recordatorios.

4. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales se utilizan para:

• Gestionar y asignar turnos médicos
• Facilitar la comunicación entre miembros del equipo médico
• Procesar solicitudes de cambio de turno
• Enviar notificaciones sobre turnos a través de Telegram y WhatsApp
• Proveer asistencia mediante inteligencia artificial (Guardiana Pro) para gestión de agenda, consultas de turno y detección de conflictos
• Generar reportes y estadísticas de gestión para coordinadores y administradores
• Administrar cuentas, suscripciones y pagos
• Enviar alertas configurables: resumen diario, recordatorio nocturno y resumen semanal

5. Autorización

Al registrarse en Guardiana, el titular de los datos autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las finalidades descritas en esta política. La autorización puede ser revocada en cualquier momento mediante solicitud escrita.

6. Compartición de Datos

Los datos personales pueden ser compartidos con:

• Coordinadores de área: Tienen acceso a la información de los miembros de su área para la gestión de turnos.
• Administradores de clínica: Tienen acceso de lectura a la información de todas las áreas de su clínica.
• Meta Platforms / WhatsApp: Los mensajes enviados y recibidos a través de WhatsApp Business API son procesados por Meta Platforms, Inc. conforme a su política de privacidad. Guardiana actúa como proveedor de solución empresarial.
• Anthropic (Claude AI): Los mensajes de usuarios de Guardiana Pro se procesan mediante la API de Anthropic para generar respuestas contextuales. Los datos no se utilizan para entrenar modelos de IA.
• Stripe, Inc.: Procesa los pagos de suscripciones de Guardiana Pro. Stripe opera como procesador de pagos independiente bajo su propia política de privacidad.
• Proveedores de infraestructura: Utilizamos servicios de hosting (Railway) y bases de datos (PostgreSQL) para operar la plataforma.

No vendemos, alquilamos ni compartimos datos personales con terceros para fines comerciales o publicitarios.

7. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Estas medidas incluyen:

• Encriptación de contraseñas mediante algoritmos seguros (bcrypt)
• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS
• Autenticación basada en tokens JWT
• Control de acceso basado en roles

8. Derechos del Titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer: Solicitar información sobre el tratamiento de sus datos.
• Actualizar: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Rectificar: Solicitar la modificación de datos que sean erróneos.
• Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
• Revocar: Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos.

9. Retención de Datos

Los datos personales se conservan mientras el usuario tenga una cuenta activa en la plataforma. Al cancelar la cuenta o la suscripción de la clínica, los datos serán eliminados dentro de los 30 días siguientes, salvo que exista obligación legal de conservarlos.

10. Cookies y Tecnologías Similares

Guardiana utiliza cookies de sesión necesarias para el funcionamiento de la plataforma (autenticación). No utilizamos cookies de seguimiento o publicidad.

11. Transferencia Internacional de Datos

Los datos pueden ser almacenados en servidores ubicados fuera de Colombia (Estados Unidos) a través de nuestro proveedor de infraestructura. Estas transferencias cumplen con los requisitos establecidos por la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia).

12. Menores de Edad

Guardiana no está dirigido a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de personas menores de 18 años.

13. Uso de la Plataforma WhatsApp Business

Guardiana utiliza la API de WhatsApp Business proporcionada por Meta Platforms, Inc. para comunicarse con los usuarios. Al interactuar con Guardiana a través de WhatsApp, usted acepta que:

• Sus mensajes serán procesados por la infraestructura de Meta conforme a sus términos de servicio y política de privacidad.
• Guardiana puede enviar notificaciones de turnos, alertas y recordatorios a su número de WhatsApp registrado.
• Puede dejar de recibir mensajes en cualquier momento escribiendo "STOP" o "parar" al bot.
• El asistente de IA mantiene el contexto de tu conversación durante las últimas 4 horas de actividad. La conservación de los mensajes con fines de control de calidad se describe en la sección 14.

14. Inteligencia Artificial (Guardiana Pro)

Los suscriptores de Guardiana Pro interactúan con un asistente de inteligencia artificial que:

• Procesa mensajes de texto para gestionar turnos, agenda y consultas médico-laborales.
• Tiene acceso contextual a los turnos, áreas y eventos del usuario para brindar respuestas relevantes.
• No toma decisiones médicas ni reemplaza el criterio profesional.
• Conserva un registro de las conversaciones por un máximo de 30 días, con fines de control de calidad y mejora del asistente; transcurrido ese plazo se eliminan automáticamente. El acceso a dichos registros está restringido al personal autorizado de Guardiana, y se eliminan de inmediato si el usuario revoca su autorización (escribiendo "STOP").

15. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios serán notificados a través de la plataforma.

16. Contacto

Para ejercer sus derechos o realizar consultas sobre esta política, puede contactarnos a través de la plataforma, al correo [email protected], o al correo del responsable de tratamiento de datos de su institución.